Tietosuojaselosteet

Työntekijä-asiakkaiden tietosuojaseloste

 Tämä on Henkilötietolain (523/1999) 10 § ja 24 § mukainen tietosuojaseloste. Käyttäjä hyväksyy tämän tietosuojaselosteen ehdot käyttämällä Dynamo Henkilöstöratkaisut Oy:n palveluita. Mikäli käyttäjä ei hyväksy näitä ehtoja, käyttäjällä ei ole oikeutta käyttää Dynamo Henkilöstöratkaisut Oy:n palveluita.

1 Rekisterinpitäjä
Dynamo Henkilöstöratkaisut Oy (Y-tunnus 2442540-9)
Kytösavuntie 2, 90450 Kempele
Puhelin: 0400 906 564
Sähköposti: riitta@dynamoratkaisut.fi

2 Rekisteriasioista vastaava henkilö
Riitta Moilanen
Dynamo Henkilöstöratkaisut Oy
Kytösavuntie 2, 90450 Kempele
Puhelin: 0400 906 564
Sähköposti: riitta@dynamoratkaisut.fi

3 Rekisterin nimi
Rekisterinpitäjän ja luonnollisen henkilön väliseen työsuhteeseen perustuva työntekijöiden tietoja sisältävä rekisteri (”Työntekijärekisteri”).
Rekisteröityjen ryhmä koostuu työntekijöistä. Työntekijöillä tarkoitetaan henkilöitä, jotka ovat työllistyneet rekisterinpitäjän työnantaja-asiakkaille eli ovat onnistuneesti löytäneet töitä rekisterinpitäjän kautta.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Dynamo Henkilöstöratkaisut Oy:n työntekijöiden työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoito.

5 Rekisterin pitämisen peruste ja tietosisältö
Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8§:n käsittelyn yleisten edellytysten mukaisesti:
-palvelusuhteen tai muun asiallisen syyn perusteella
-käsittelyn ollessa tarpeen rekisterinpitäjän toimeksiannosta tapahtuvaa maksupalvelua, tietojenkäsittelyä ja muita niihin verrattavia tehtäviä varten.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin ryhmiin sisältyviä, rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

Perustiedot, kuten

– etu- ja sukunimet
– henkilötunnus
– veronumero
– sukupuoli
– yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoite)
– valokuva (Dynamo Henkilöstöratkaisut Oy:n työntekijästä ottama kuva tai työntekijän itse ottama valokuva
– lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot

Työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten

– työhakemus ja työnhakuprosessiin liittyvät muut tiedot (muun muassa koulutus- ja tutkintotiedot, työ- ja ammattikokemus, pätevyystiedot ja soveltuvuusarviointien tiedot)
– työsopimus ja muut mahdolliset työsuhteeseen liittyvät sitoumukset ja sopimukset
– työtehtävien sisältöä koskevat tiedot, kuten nimike
– työtehtävissä kehittymistä koskevat tiedot (muun muassa kouluttautumiseen liittyvät tiedot)
– työtehtävissä suoriutumista koskevat tiedot (muun muassa pätevyystiedot ja kielitaito)
– työsuhteen perusteella maksettaviin korvauksiin liittyvät tiedot (muun muassa rahapalkka, luontoisedut tai muut palkitsemistavat ja niihin liittyvät tiedot, verotustiedot ja työnantajamaksuihin liittyvät tiedot, matkalaskut ja kilometrikorvaukset)
– työsuhteeseen liittyvät työnantajan vastuita koskevat tiedot (muun muassa rekisteröidyn vakuuttamiseen liittyvät tiedot)
– työterveyshuoltoon liittyvät tiedot, kuten työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot, jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja tietojen käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien selvittämiseksi taikka sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, taikka jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella
– työajan seurantaan ja poissaoloihin liittyvät tiedot (mm. kulunhallintajärjestelmästä saatavat tiedot, sairauspoissaolot, vuosilomat ja muut vapaat tai sovitut poissaolot)
– työntekovälineisiin liittyvät tiedot (mm. henkilölle osoitettuihin tietokoneisiin ja muihin mobiileihin päätelaitteisiin sekä niiden käyttöön liittyvät tiedot, henkilön sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot sekä kulkukortteihin ja avaimiin liittyvät tiedot)
– työtehtäviin liittyvien käyttöoikeuksien tiedot sekä niiden käyttäjätunnukset ja salasanat
– työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot (kuten sopimus työsuhteen päättymisestä, työtodistus ja eläkkeelle jäämiseen liittyvät tiedot)

Rekisterissä voidaan käsitellä kaikkien yllä lueteltujen tietotyyppien muutostietoja.

6 Säännönmukaiset tietolähteet
Työntekijöitä koskevia henkilötietoja kerätään ensisijaisesti työntekijöiltä itseltään. Käyttäjän ja Dynamo Henkilöstöratkaisut Oy:n välisessä viestinnässä syntyneet tiedot. Rekisteröidyn suostumuksella rekisterinpitäjä voi kerätä henkilötietoja myös muualta.

7 Henkilötietojen luovutukset, siirrot ja säilytys
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tai rekisteröidyn suostumuksella viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle ja KELA:lle sekä muille tahoille, jotka liittyvät työsuhdetta koskevien asioiden hoitamiseen, kuten eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöille, ammattiliitoille ja työterveyshuoltopalveluita tarjoavalle taholle.

Työntekijöiden nimitietoja lähetetään asiakkaille työvuorojen hyväksymistä varten.
Työntekijöiden syntymäaika, veronumero ja puhelinnumero lähetetään asiakkaalle rekrytointia varten mikäli sitä vaaditaan.

Rekisteröidyn suostumuksella voidaan työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa sellaiselle rekisterinpitäjän työnantaja-asiakkaalle, jolle työntekijä on työllistynyt tai jolle työntekijä on työllistymässä.

Lisäksi henkilötietoja voidaan siirtää sellaisille rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Dynamo Henkilöstöratkaisut Oy:n yhteistyökumppanilla ei tällöin ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omissa henkilörekistereissään omaan lukuunsa.

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Dynamo Henkilöstöratkaisut Oy säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset tiedot siihen saakka, kun tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

8 Rekisterin suojausperiaatteet
Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän sisäisen verkon käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.

– Salasanat tallennetaan salakirjoitetussa muodossa
– Palvelinohjelmiston toteutuksessa on käytetty yleisiä hyvän tietoturvan periaatteita

Käyttäjä on velvollinen noudattamaan asiaankuuluvaa huolellisuutta oman salasanansa suhteen. Käytettäessä palvelua älypuhelimella, tai valittaessa käyttäjän kirjautumisen muistaminen, tallennetaan käyttäjän päätelaitteelle avainkoodi joka mahdollistaa uuden kirjautumisen ilman käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjän on näissä tapauksissa muistettava kirjautua erikseen ulos järjestelmästä tarvittaessa, esim. käyttäessään julkisessa käytössä olevaa tietokonetta.

9 Tarkastus- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista, täydentämistä ja poistamista ottamalla yhteys rekisterinpitäjään.
Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

10 Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee työntekijöitä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti ja aika ajoin uudelleen.